Vos devis préparés tout seuls, prêts à relire et à envoyer
Il est vingt-et-une heures et vous êtes encore devant votre ordinateur à retaper dans un tableur la quatrième demande de la journée, celle qui est arrivée en vocal sur WhatsApp pendant que vous étiez sur un chantier. Et vous savez très bien que le client qui recevra son devis demain matin n'aura pas eu le temps d'appeler quelqu'un d'autre.
En parler sur WhatsAppEn bref
Un devis automatique part d'une demande reçue par WhatsApp, par courriel ou dictée depuis le terrain. La machine la rapproche de votre grille de prix et de vos conditions, puis prépare le devis numéroté en FCFA, avec les bonnes mentions. Vous relisez, vous corrigez une ligne si besoin, vous validez, et l'envoi part. Le suivi et les rappels se préparent ensuite sans que personne y pense.
Le constat
Ce que cette tâche coûte aujourd'hui
Le devis arrive trop tard, et c'est souvent ça qui décide
Dans la plupart des entreprises que nous voyons à Dakar, le devis n'est pas perdu parce qu'il était trop cher, il est perdu parce qu'il est parti trois jours après la demande. Le client a écrit à deux ou trois fournisseurs le même matin, il attend sur son téléphone, et le premier qui répond avec un document propre prend une avance que le prix seul ne rattrape pas. Le travail en lui-même ne prend pourtant qu'un quart d'heure, le problème c'est qu'il attend que vous soyez de retour au bureau, devant le bon fichier.
Chacun a sa version du prix
Le gérant a sa grille dans la tête, le commercial a l'ancien tableur sur sa clé, l'assistante reprend un vieux devis pour aller plus vite et oublie de mettre à jour la ligne transport. Les gestes commerciaux accordés au téléphone ne redescendent nulle part. Au bout de quelques mois, deux clients du même secteur paient des montants différents pour la même prestation, et personne ne sait dire pourquoi. Ce n'est pas un problème de rigueur, c'est un problème de source unique.
Personne ne sait où en sont les devis envoyés
Les devis partent en pièce jointe sur WhatsApp ou par courriel, et ils disparaissent dans la conversation. Au bout de deux semaines, impossible de dire lesquels sont acceptés, lesquels attendent une réponse, lesquels sont morts. On relance au hasard, on relance deux fois le même client, on oublie celui qui allait signer. Le chiffre d'affaires qui manque le plus souvent dans une entreprise n'est pas celui qu'on n'a pas prospecté, c'est celui des devis envoyés que personne n'a rappelés.
Comment ça marche
Ce que la machine prépare pour vous
On écrit votre grille de prix noir sur blanc
Avant toute machine, on s'assoit avec vous et on sort ce qui est aujourd'hui dans votre tête. Vos articles ou prestations, vos unités, vos prix par type de client, vos frais de déplacement selon la zone, vos conditions de règlement, votre durée de validité, la part d'acompte que vous demandez. Cette grille reste la vôtre, dans un tableur ou dans l'outil que vous utilisez déjà, et c'est vous qui la modifiez quand vos prix bougent.
La demande entre, d'où qu'elle vienne
Un message WhatsApp, un vocal de votre commercial dans un taxi, un courriel avec un cahier des charges en pièce jointe, un formulaire rempli depuis votre site, un appel dont vous notez trois lignes. Tout arrive au même endroit. Le vocal est transcrit, le document joint est lu, et ce qui compte est extrait, le nom du client, ce qu'il demande, les quantités, le délai, le lieu de livraison.
Le devis se prépare, numéroté et chiffré
La machine rapproche la demande de votre grille, compose les lignes, applique le prix du bon type de client, ajoute le transport selon la zone, calcule les montants en FCFA et la taxe si vous y êtes assujetti. Elle sort votre document, à votre modèle, avec votre logo, votre numéro de devis dans la bonne suite, vos conditions et votre validité. Quand une information manque pour chiffrer proprement, elle ne devine pas, elle vous écrit la question.
Vous relisez et vous validez
Le devis vous arrive là où vous êtes déjà, sur WhatsApp ou par courriel, avec un résumé court de ce qui a été compris. Vous changez une quantité, vous ajustez une ligne, vous ajoutez un mot pour ce client que vous connaissez depuis des années, puis vous validez. L'envoi part à ce moment-là, pas avant, avec le lien de paiement Wave ou Orange Money si vous demandez un acompte.
Le suivi continue sans vous
Chaque devis envoyé entre dans un tableau de bord simple, en attente, accepté, refusé, expiré. Les rappels se préparent aux échéances que vous avez fixées, et vous validez chaque relance avant qu'elle ne parte. Un devis accepté devient une facture avec les mêmes lignes, sans ressaisie. Le périmètre du premier lot se fixe avec votre budget et se chiffre après un premier échange, en général on commence par le canal qui vous apporte le plus de demandes.
Vous gardez la main
Ce que vous validez avant que rien ne parte
Une personne de l'entreprise valide trois choses, le prix final de chaque devis, les conditions commerciales accordées, et l'envoi au client. La machine prépare, elle n'engage jamais votre signature. Elle ne touche pas à votre grille toute seule, elle n'accepte pas un marché à votre place, elle ne répond pas à une négociation. Un gros chantier, un client difficile, un montant à discuter, ça reste une conversation entre humains, et c'est mieux ainsi.
Concrètement
Selon votre métier
Entreprise de second œuvre à Dakar
Le chef de chantier dicte un vocal en sortant d'une visite à Ngor, surface des pièces, type de carrelage, hauteur sous plafond. Le devis sort chiffré au mètre carré selon la grille de l'entreprise, avec la ligne main-d'œuvre, le transport pour la zone et l'acompte habituel. Le gérant relit depuis son téléphone, corrige la quantité de plinthes, valide. Le client a son devis avant la fin de la journée au lieu du lundi suivant.
Société de transport et de livraison
Les demandes arrivent toute la journée sur WhatsApp, un camion pour Touba, une palette pour Kaolack, du groupage vers Abidjan. Chaque demande est rapprochée du barème par axe et par tonnage, le devis repart dans l'heure, et le tableau des devis en attente dit le soir lesquels sont restés sans réponse. L'exploitant valide les tarifs particuliers négociés avec les clients réguliers.
Quincaillerie et distribution à Thiès
Un client envoie la photo d'une liste manuscrite de vingt références. La liste est lue, les articles sont retrouvés dans le catalogue, les disponibilités sont vérifiées dans le stock, et le devis sort avec les articles manquants signalés plutôt que chiffrés en silence. Le responsable des ventes ajuste le tarif de gros, valide, et le devis part avec le lien de paiement pour bloquer la marchandise.
Vos outils restent les vôtres
Ce que l'on relie
Questions fréquentes
Les questions que vous vous posez
Je travaille avec un tableur et un modèle Word, est-ce qu'il faut tout changer ?
Mes prix changent selon le client, le chantier et la saison, est-ce que ça peut suivre ?
Le client se rend-il compte que le devis a été préparé par une machine ?
Mes équipes sont en déplacement et le réseau coupe, ça marche quand même ?
Est-ce que ça remplace un commercial ?
Cette tâche vous prend du temps chaque semaine ?
Décrivez-nous comment elle se fait aujourd'hui chez vous. Nous vous disons ce qui peut partir seul et ce qui doit rester entre vos mains.