Répondre aux questions répétitives sur WhatsApp, sans robot creux
Votre numéro WhatsApp reçoit toute la journée les trois mêmes questions, le prix, les horaires, où en est la commande, et vous y répondez entre deux rendez-vous, parfois tard le soir depuis votre téléphone personnel. Pendant ce temps, le client qui attendait une réponse depuis le matin a déjà écrit à l'entreprise d'à côté.
En parler sur WhatsAppEn bref
Un chatbot WhatsApp utile en entreprise au Sénégal ne discute pas, il répond. Il reprend vos vraies données, prix affichés, horaires d'ouverture, stock du jour, état d'une commande, et renvoie la réponse en quelques secondes, le soir comme le dimanche. Dès qu'une demande sort du cadre, réclamation, geste commercial, cas particulier, elle passe à une personne de l'équipe avec tout l'historique de la conversation.
Le constat
Ce que cette tâche coûte aujourd'hui
Vos clients n'appellent plus, ils écrivent
Au Sénégal comme à Abidjan ou à Cotonou, la première porte d'entrée d'une entreprise, c'est son numéro WhatsApp. Le client envoie un message court, parfois la photo de la pièce qu'il cherche, parfois une note audio enregistrée dans un taxi, et il attend une réponse tout de suite. Ce canal vend très bien, et c'est exactement ce qui le rend lourd, parce que tout tombe au même endroit, les demandes de prix, les relances de livraison, les candidatures spontanées, les messages de la famille. Le dirigeant finit par être le standard de sa propre entreprise.
Le chatbot gadget répond à côté
La plupart des robots WhatsApp qu'on croise sur le marché travaillent de deux façons, un texte écrit une fois pour toutes, ou un menu à numéros dans lequel le client tourne en rond avant d'écrire « je veux parler à quelqu'un ». Ils ne savent pas si l'article est en stock ce matin, ils ne savent pas où en est la commande de madame D., et quand on les branche sur un modèle de langage sans lui donner vos données, ils finissent par inventer un tarif ou un délai. Un client qui reçoit un mauvais prix sur WhatsApp en garde la capture d'écran, et c'est vous qui gérez la suite.
Ce qui coûte, c'est la réponse tardive et la réponse qui change
Deux problèmes font perdre des ventes sur WhatsApp, le délai et l'incohérence. Le délai, parce qu'une demande de devis reçue à vingt heures attend le lendemain matin, et qu'entre temps le client a comparé ailleurs. L'incohérence, parce que selon la personne qui prend le téléphone, le même produit est annoncé disponible ou en rupture, livrable demain ou la semaine prochaine. Une réponse préparée depuis une source unique règle les deux d'un coup, et elle libère votre commercial pour les demandes qui méritent vraiment un humain, la négociation, le gros panier, le client mécontent.
Comment ça marche
Ce que la machine prépare pour vous
On part de vos conversations réelles, pas d'un scénario imaginé
La première étape consiste à lire ce que vos clients vous écrivent vraiment, sur les dernières semaines. On exporte les conversations, on les classe par type de demande, et il ressort presque toujours une courte liste qui représente l'essentiel du volume, le prix, la disponibilité, l'adresse et les horaires, le suivi de commande, les moyens de paiement, le délai de livraison en région. C'est cette liste qui définit le périmètre, pas une offre toute faite. Les demandes rares restent volontairement hors du robot.
On branche les réponses sur vos vraies données
Une réponse n'a de valeur que si elle sort de la source que votre équipe utilise déjà. On relie donc le fil WhatsApp à votre tarif, à votre tableur de stock, à votre planning de rendez-vous ou à votre logiciel de commandes, selon ce qui existe chez vous. Si vos prix vivent dans un fichier Excel partagé, on travaille avec ce fichier. Quand le client demande où en est sa commande, la machine va chercher la ligne correspondante et répond avec l'état du jour, pas avec une phrase générale.
On écrit les réponses avec vous, et surtout les interdits
Chaque réponse est rédigée avec votre équipe, dans vos mots, avec le niveau de politesse que vos clients attendent. On écrit en même temps la liste de ce que la machine ne dit jamais, pas d'engagement de délai ferme, pas de prix négocié, pas d'avis technique, pas de confirmation de paiement. Vos clients écrivent souvent un mélange de français et de wolof tapé en lettres latines, et les messages sont compris tels qu'ils arrivent. Quand une demande ne correspond à rien de prévu, la réponse est honnête, elle annonce qu'une personne va reprendre.
On installe le numéro et le passage à l'humain
Le robot tourne sur la plateforme WhatsApp Business de Meta, ce qui permet à plusieurs personnes de travailler sur le même fil. Point à savoir avant de commencer, un numéro branché de cette façon ne s'utilise plus dans l'application WhatsApp Business classique du téléphone, c'est pour cette raison qu'on part souvent d'un second numéro et qu'on garde le vôtre pour vos échanges directs. Le passage à l'humain se déclenche sur un mot du client, sur un sujet sensible ou sur un doute de la machine, et la conversation arrive chez la bonne personne avec l'historique complet.
On relit chaque semaine ce qui n'a pas trouvé de réponse
Un assistant WhatsApp se juge sur les questions qu'il n'a pas su traiter. Chaque semaine, la liste des messages passés à un humain et des demandes restées sans réponse vous est présentée, et on décide ensemble ce qui entre dans le périmètre et ce qui reste humain pour de bon. C'est ce passage régulier qui fait la différence entre un robot qui se dégrade en trois mois et un assistant qui absorbe de plus en plus de volume. Le reste du temps, il travaille sans vous.
Vous gardez la main
Ce que vous validez avant que rien ne parte
La machine prépare, une personne de votre entreprise valide. Aucun devis chiffré, aucune remise commerciale, aucun engagement de date de livraison et aucune confirmation d'un paiement Wave ou Orange Money ne part sans qu'un humain l'ait lu. Les réclamations, les litiges, les demandes qui touchent à la santé ou à un dossier personnel sont transmises directement, jamais traitées par le robot. Si le client insiste pour parler à quelqu'un, il obtient quelqu'un, dès le premier message.
Concrètement
Selon votre métier
Commerce de matériaux à Dakar
Les clients envoient la photo d'un carrelage ou d'un tube et demandent le prix au mètre et la disponibilité. L'assistant répond depuis le tarif en cours et le tableur de stock, précise si le retrait se fait à l'entrepôt ou en boutique, et envoie les coordonnées Wave pour l'acompte. Dès qu'il s'agit d'un chantier avec devis et remorque, la demande part au commercial avec la liste déjà reconstituée.
Auto-école en banlieue de Dakar
Les questions tournent autour du montant de l'inscription, des pièces à fournir, des horaires de code et de la date du prochain examen. L'assistant donne les informations affichées, rappelle la liste des documents manquants dans un dossier en cours, et propose un créneau libre du planning. L'inscription elle-même est confirmée par le secrétariat, après vérification des pièces.
Agence de location de voitures à Abidjan
Le week-end, les demandes arrivent par rafales, quel véhicule est libre, quel tarif à la journée avec chauffeur, quelle caution. L'assistant interroge le planning des véhicules, répond avec ce qui est réellement disponible aux dates demandées et bloque une option provisoire. La signature du contrat, l'état des lieux et le dépôt de caution restent entre les mains de l'agent.
Vos outils restent les vôtres
Ce que l'on relie
Questions fréquentes
Les questions que vous vous posez
Mes clients vont-ils se rendre compte qu'ils parlent à une machine ?
Est-ce qu'il peut inventer un prix ou un délai ?
Est-ce que je perds mon numéro WhatsApp actuel ?
Mes prix et mon stock ne sont pas dans un logiciel, seulement dans un cahier. C'est bloquant ?
Combien ça coûte et comment on commence ?
Cette tâche vous prend du temps chaque semaine ?
Décrivez-nous comment elle se fait aujourd'hui chez vous. Nous vous disons ce qui peut partir seul et ce qui doit rester entre vos mains.