Transformer une conversation WhatsApp en commande enregistrée
Vous vendez sur WhatsApp parce que c'est là que sont vos clients, et la vente, elle, se fait très bien. Ce qui coûte, c'est ce qui vient après, recopier la commande dans un cahier ou un tableur, vérifier que l'article est encore là, additionner, renvoyer le numéro Wave, et recommencer autant de fois qu'il y a de conversations ouvertes dans la journée.
En parler sur WhatsAppEn bref
Une prise de commande WhatsApp automatique lit la conversation, reconstitue le panier depuis votre vrai catalogue, calcule le total avec les prix et le stock du jour, envoie le récapitulatif et le lien de paiement Wave ou Orange Money, puis inscrit la vente au tableau des ventes et au stock dès le paiement constaté. Vous validez les articles hors catalogue, les remises et les livraisons hors zone.
Le constat
Ce que cette tâche coûte aujourd'hui
La commande existe déjà, elle est seulement enfermée dans la conversation
Quand un client vous écrit, tout y est, les articles, les quantités, l'adresse de livraison, le nom de la personne qui réceptionne. Sauf que c'est étalé sur une dizaine de messages, avec une photo du produit prise dans votre statut, un message dicté pour les quantités et un numéro de téléphone envoyé en dernier. Le travail du vendeur n'est pas de vendre, c'est de rassembler ces morceaux et de les retaper ailleurs, pendant qu'un autre client attend sa réponse.
Le total et le stock, les deux calculs qui vous font perdre la vente
Un prix de l'ancienne liste appliqué par habitude, un carton promis alors qu'il est parti le matin, une remise accordée de tête puis oubliée au moment de facturer. Ce ne sont pas des fautes d'inattention, c'est ce qui arrive quand une même personne tient la conversation, le catalogue et le stock dans sa tête à dix-neuf heures. Et le client qui apprend au moment de la livraison que l'article n'est plus disponible ne revient pas forcément commander.
Le paiement constaté à la main, donc constaté en retard
Le client paie sur Wave ou Orange Money, envoie la capture d'écran dans la conversation, et c'est le vendeur qui doit ouvrir l'application, retrouver la transaction, la relier à la bonne commande, puis prévenir le livreur. Le soir, personne ne sait avec certitude quelles commandes sont payées, lesquelles attendent encore, et lesquelles ont été livrées sans que l'argent soit arrivé.
Comment ça marche
Ce que la machine prépare pour vous
La conversation est lue et la commande reconstituée
Le fil de discussion est suivi du premier message à la confirmation, et les éléments de la commande en sont extraits, articles, quantités, nom, zone de livraison, mode de paiement souhaité. Les messages dictés sont transcrits, les photos de produits rapprochées des références du catalogue. Rien n'est inventé, ce qui manque est demandé au client dans la même conversation, avec vos mots et votre ton habituel.
Le panier est monté depuis votre vrai catalogue
Chaque ligne est rattachée à une référence réelle, avec le prix du jour et la quantité disponible, pas une liste figée dans un document d'il y a six mois. Si un article manque ou si la quantité demandée dépasse le stock, c'est dit avant la confirmation, avec les équivalents que vous vendez. Le total, les frais de livraison selon la zone et le montant à payer sont calculés une seule fois et de la même façon pour tous vos vendeurs.
Le récapitulatif et le lien de paiement partent au client
Le client reçoit un message clair avec les articles, les quantités, le total, la zone et le délai de livraison, puis le lien ou le numéro de paiement Wave ou Orange Money. Il relit, il corrige s'il s'est trompé sur une quantité, et il paie depuis son téléphone sans quitter la conversation. Tant qu'il n'a pas confirmé, rien n'est enregistré comme vente.
Le paiement constaté déclenche l'enregistrement
Dès que le paiement apparaît, la commande passe au statut payé, la vente s'inscrit dans le tableau des ventes, le stock est décrémenté sur les bonnes références, et le bon de livraison ou la facture se prépare avec les informations déjà saisies. Le livreur reçoit l'adresse et le contact, et vous voyez la même ligne que lui. C'est le même principe que le rapprochement des paiements mobiles, appliqué à la vente plutôt qu'au relevé.
Ce qui sort du cadre remonte à une personne
Commande sur un article absent du catalogue, demande de remise, livraison hors de vos zones, gros volume inhabituel, client au compte en litige, la conversation est mise en attente et le vendeur reçoit la commande préparée avec la raison du blocage. Il tranche en deux minutes, et la commande repart dans le circuit normal.
Vous gardez la main
Ce que vous validez avant que rien ne parte
Vous validez les articles qui ne figurent pas au catalogue, les prix négociés et les remises, les livraisons hors de vos zones habituelles et les commandes à crédit. La machine n'accorde jamais une réduction d'elle-même, ne confirme pas une commande sans disponibilité réelle, ne déclare pas payée une transaction qu'elle n'a pas constatée, et n'annule ni ne rembourse rien. Les litiges et les réclamations passent toujours par une personne de votre équipe.
Concrètement
Selon votre métier
Distribution de boissons et produits secs
Les boutiquiers envoient leur commande en message dicté, souvent tard le soir. Le panier est monté avec les tarifs par palier de carton, le stock de l'entrepôt est vérifié, et le récapitulatif part avec le lien de paiement. Au matin, le chargement du camion se prépare sur des commandes déjà payées et le gérant ne valide que les demandes de crédit de ses anciens clients.
Boutique de cosmétiques et prêt-à-porter
Les clientes commandent depuis les photos publiées en statut. Chaque photo porte sa référence, donc la commande se rattache à la bonne taille et à la bonne teinte, et les articles de la dernière pièce ne sont plus promis deux fois. Le total inclut la livraison selon le quartier, et la vendeuse garde la main sur les échanges et les retours.
Quincaillerie et matériaux de construction
Un chef de chantier envoie une liste de fournitures en vrac dans la conversation. La liste est traduite en références, les quantités sont chiffrées, et ce qui demande un prix de gros ou une livraison sur chantier éloigné part au responsable commercial avec le devis déjà rempli. Il ajuste et renvoie, sans rien retaper.
Vos outils restent les vôtres
Ce que l'on relie
Questions fréquentes
Les questions que vous vous posez
Mes clients vont-ils se rendre compte qu'ils parlent à une machine ?
Et si le client écrit en français mêlé de wolof, avec des abréviations ?
Mes prix et mon stock changent tout le temps, est-ce que ça peut suivre ?
Une commande peut-elle être enregistrée sans que je sois au courant ?
En quoi c'est différent d'un robot qui répond aux questions des clients ?
Cette tâche vous prend du temps chaque semaine ?
Décrivez-nous comment elle se fait aujourd'hui chez vous. Nous vous disons ce qui peut partir seul et ce qui doit rester entre vos mains.